O Excel é uma das ferramentas mais utilizadas no meio corporativo. Seja na fisioterapia ou fora dela, o software de planilhas é amplamente difundido e conta com inúmeros cursos de aprofundamento. É comum, por exemplo, que candidatos a vagas na área de escritório sejam requisitados a se especializar no programa. Apenas isso já torna necessário ter conhecimento sobre a ferramenta e torná-la uma aliada ao seu dia a dia no trabalho. Contudo, quando falamos na gestão financeira da sua clínica, será mesmo que vale a pena optar apenas por uma planilha de gastos no Excel?
Afinal, a saúde financeira é uma área sagrada de qualquer negócio. Ela compreende as receitas, despesas e gastos com funcionários, por exemplo. Embora o Excel por si só seja exato e apresente poucas falhas, não se pode ter tanta certeza sobre quem o comanda, uma vez que pessoas estão sujeitas a erros. Portanto, por ser um programa propenso a falhas e erros humanos, é preciso ter cuidado redobrado. Quando se trata do setor financeiro, qualquer inexatidão pode ser fatal e colocar em risco o bom andamento do seu negócio.
Para desenvolver todas essas questões, neste artigo explicaremos quais os principais equívocos que podem ocorrer com o programa, muitas vezes negligenciados por parte dos gestores. Em seguida, daremos algumas dicas práticas para substituir a planilha de gastos no Excel, para ter ainda mais praticidade e segurança. Preparado para saber mais? Continue conosco!
Problemas comuns
O Excel conta com uma série de ferramentas que, em princípio, podem parecer atrativas: de fórmulas em células até macros, ele compreende um universo de possibilidades. No entanto, “com grandes poderes vêm grandes responsabilidades”, e essas mesmas ferramentas podem significar a possibilidade de erros fatais se manejadas de forma equivocada.
Imagine, por exemplo, que em sua planilha de gastos do Excel seja necessário calcular um índice específico sobre um conjunto de células. Caso a fórmula contenha um único parâmetro errado, ela pode amplificar essa falha para todos os seus resultados. Como às vezes não é possível testar à mão cada etapa do processo, os efeitos desastrosos só serão sentidos depois.
Além disso, o Excel conta com um sistema de acesso que muitas vezes não traz a segurança que a tesouraria necessita. Qualquer pessoa em um computador consegue acessar o documento salvo, não sendo possível obter o histórico de alterações. No caso de um trabalho compartilhado, por exemplo, um valor errado preenchido em uma única célula poderia se tornar um grande problema.
Alternativas à planilha de gastos no Excel
Se o Excel — software de gestão de dados mais famoso do mundo — apresenta tamanhos riscos, então como contorná-los? A resposta para essa questão é apostar em tecnologias mais modernas e seguras. Hoje em dia, o avanço da programação nos permite utilizar programas com uma versatilidade muito maior, como os softwares de gestão, que explicaremos a seguir.
A modernidade no seu bolso
Em um contexto no qual uma simples planilha de gastos no Excel não supre mais as demandas de uma clínica de fisioterapia, surge o software de gestão. Ele não é útil apenas para o setor de finanças: sua abrangência permite que o administrador automatize vários processos do negócio e evite, por exemplo, o retrabalho. Além disso, com essa centralização maior, os dados do faturamento podem ser cruzados com outras áreas, sem risco de erro humano.
Softwares são mais seguros porque individualizam cada ação dentro do programa. Os usuários são cadastrados em um perfil próprio e os históricos são facilmente captados, possibilitando um contorno de possíveis equívocos. Além disso, ele conta com uma maleabilidade na medida, permitindo que áreas sejam modificadas e adequadas à sua realidade.
Em relação à segurança de dados, os softwares de gestão utilizam a tecnologia de ponta na criptografia: apenas usuários registrados podem acessar informações compartilhadas com eles, diferente de uma planilha de gastos no Excel que pode ser acessada apenas com um clique. Por fim, a interação em vários dispositivos torna os processos ainda mais dinâmicos, trazendo toda essa tecnologia para dentro do seu bolso.
Em um mercado cada vez mais competitivo, não se pode mais apostar em tecnologias de décadas atrás. Embora o Excel tenha sido primordial para o controle de finanças, é necessário perceber que seu tempo passou. Nesse contexto, o software de gestão se apresenta como a melhor opção para substituir a planilha de gastos no Excel.
Os benefícios da tecnologia para a gestão
Uma gestão mais moderna e automatizada para o controle financeiro da sua clínica de fisioterapia pode ser a solução para vários dos seus problemas. Alguns dos benefícios que a tecnologia pode trazer nesse caso são:
- agilidade no cadastro: um bom software confere à clínica mais agilidade no momento de cadastrar novos clientes, facilitando também fazer essa gestão no futuro. Sabendo quantos clientes novos entram de forma automatizada, é possível para a clínica ter um controle financeiro maior do valor de cada uma das consultas;
- controle: mesmo que uma planilha de gastos no Excel possa servir para um bom controle financeiro, existe a questão dos riscos, já comentada. Um bom software de gestão torna o processo automatizado, eficiente e muito mais seguro.
- fluxo de caixa: você tem noção do dinheiro que entra e sai da sua clínica? Independentemente da confiança que você tem na equipe financeira, essa otimização ajuda a melhorar a gestão e deixa você mais tranquilo em relação ao seu fluxo de caixa;
- gestão facilitada: tanto na hora de organizar as consultas quanto no momento de verificar o estoque, uma planilha de gastos no Excel pode não ser suficiente. É preciso uma plataforma que faça todos esses processos de forma centralizada e eficiente, dando a autonomia financeira que a tesouraria precisa;
- segurança: como já apontado, a segurança de sistemas feitos unicamente para a gestão da sua clínica é muito maior. Com uma criptografia de ponta, você evita que suas informações fiquem vulneráveis e possam ser acessadas por qualquer pessoa.
Além desses fatores, a rapidez no processo, conquistada a partir da tecnologia, torna o trabalho mais fluído e eficiente. Isso faz com que a equipe da clínica utilize o tempo que seria usado em planilhas para algo mais produtivo, como revisão dos fluxos, atendimento mais personalizado ao cliente, pesquisas de satisfação, relatórios de resultados etc.
Automatizando os dados de uma empresa, você não apenas conquista mais tempo e confiabilidade, mas também tem segurança ao tomar cada decisão, evitando qualquer tipo de problema que uma planilha de gastos no Excel poderia gerar. Isso proporciona a você mais confiança para fazer a gestão da clínica, mais rapidez nos seus processos e, claro, mais segurança em relação às suas finanças.
Depois de tudo isso, ficou mais fácil entender os benefícios que as diversas alternativas à planilha de gastos no Excel podem trazer, certo? Se você quiser conhecer uma empresa especializada na gestão de clínicas de fisioterapia, a FisioGestor é a escolha ideal. Nosso software está pronto para suprir sua demanda e deixá-lo tranquilo para focar no que realmente importa: o sucesso do seu negócio.
Quer saber mais e não depender apenas de uma planilha de gastos no Excel? Então, entre em contato conosco e seja atendido por um dos nossos profissionais.
por 
